Jedno jest pewne – każde oprogramowanie potrzebuje ciągłych ulepszeń oraz modyfikacji. Wynika to z tego, że chcąc rozwijać swój biznes – należy nieustanie „iść do przodu” i ulepszać oferowane rozwiązania. Z czasem nawet mechanizmy, te ogólnie znane i używane stają się niewystarczające.
Posłużę się przykładem formularzy kontaktowych oraz czatów. Po pewnym czasie, osoba obsługująca je z pozycji administratora dostrzega możliwości, a nawet konieczność zmian, które pozwolą w jeszcze lepszy sposób dostarczyć nowe informacje. Najczęściej jako pierwsze dodawane są nowe funkcjonalności takie jak: interakcja z użytkownikiem czy też dalsza analiza zbieranych danych. Niemal każdy dochodzi do wniosku, że formularz nie powinien jedynie zapisać przekazaną informację, ale mógłby także wskazać określoną grupę oraz określić potencjalnego odbiorcę takiej wiadomości itd. Czat nie musiałby działać jedynie, gdy odbiorca jest dostępny, ale mógłby podjąć próbę komunikacji poprzez sztuczną inteligencję – tzw. czat-bot.
Gotowe rozwiązanie jest wygodne pod wieloma względami. Jednym z największych plusów takiej opcji jest natychmiastowe uruchomienie po zakupie. Wystarczy je odpowiednio skonfigurować, wprowadzić konieczne dla nas parametry i możemy działać z naszym nowym oprogramowaniem. Oszczędzamy tym samym tygodnie a nieraz i miesiące oczekiwania na produkt. Kolejnym plusem gotowych rozwiązań jest systematyczne wdrażanie ulepszeń/update’ów (czasem bezpłatnych, czasem płatnych).Kolejnym atutem jest kwestia testowania. Poprzedni użytkownicy już korzystali z danego oprogramowania, potencjalne błędy mogły zostać wyłapane a naprawy zostały ujęte w kolejnych aktualizacjach. Ponadto dla tych rozwiązań dostępna jest już pełna dokumentacja a niekiedy nawet instrukcja how to.
Dedykowane rozwiązanie to oprogramowanie realizowane na zamówienie Klienta. Proces wytwarzania dedykowanego oprogramowania może trwać od tygodni nawet do kilku miesięcy. Koszt takiego oprogramowanie również będzie spory.
Skoro rozwiązania dedykowane mają wady, dlaczego są one tak bardzo popularne? To ze względu na to co one oferują. W teorii takie rozwiązania spełniają wszystkie potrzeby Klienta, a jedynymi ograniczeniami są czas oraz budżet. Warto przypomnieć zasadę trójkąta, która określa: zakres, koszt, czas – nie można mieć wszystkich tych trzech elementów na odpowiednim poziomie. Jeśli zależy nam na szerokim zakresie funkcjonalności i szybkiej realizacji to koszty rosną. Z drugiej strony, jeśli chcemy utrzymać koszty i czas w ryzach, musimy zrezygnować z zakresu. Warto też wspomnieć, że istnieje czwarta zmienna: jakość, ale oszczędzanie na jakości zawsze źle się kończy. Ważnym atutem jest to, iż nie ma potrzeby dostosowywać swoich procesów do gotowego rozwiązania, ale można wypracować i zaimplementować własne co wpływa na wydajniejsze oraz lepsze działanie naszego biznesu.
Czasami do wyboru rozwiązania dedykowanego zmuszają nas uwarunkowania prawne (np. przechowywanie danych/dokumentów tylko w zabezpieczonej sieci wewnętrznej) lub pewne specyficzne procesy, które muszą być zapewnione. Innym powodem może być integracja z konkretnym już funkcjonującym w firmie systemem, która w innym przypadku nie jest możliwa.
Co wspólnego z tym mają formularze kontaktowe z początku artykułu? Jeśli dłużej się zastanowimy nad rozwinięciem tego prostego narzędzia, to dojedziemy do wniosku, że już na etapie wyboru rozwiązania warto pomyśleć nad tym, że z czasem może stać się niewystarczające – i co wtedy? Czy gotowe rozwiązanie pozwoli nam na ulepszenie go?
Podsumowując, jeśli istnieje oprogramowanie gotowe do użycia, które w 100% w obecnej chwili spełnia oczekiwania biznesowe, a wraz z rozwojem firmy, można będzie je rozwijać, a kluczowy jest czas i koszt- będzie to najlepszy wybór. Jeśli jednak rozwiązanie nie daje możliwości jego rozwoju lub od początku czegoś w nim brakuje – warto zastanowić się nad rozwiązaniem dedykowanym, które daje gwarancję nieograniczonych modyfikacji i rozbudowy.
Sebastian Wąsik
